Le principe
La synchronisation va de l'annuaire vers le téléphone, dans un seul sens. RingSync relaie les pages de l'annuaire pendant la synchronisation, sans les conserver : l'app l'écrit elle-même sous la liste des annuaires, « RingSync relaie l'annuaire sans le conserver ».
Ce que RingSync ne conserve pas
Les numéros de téléphone, intitulés de poste, services, sociétés et photos de vos collaborateurs ne sont jamais écrits sur les serveurs de RingSync. Ils transitent en mémoire jusqu'au téléphone.
Ce que RingSync conserve
| Donnée | À quoi elle sert | Durée |
|---|---|---|
| Personnes autorisées : email professionnel, nom affiché, identifiant d'annuaire | Reconnaître la personne à la connexion, compter et facturer les sièges | Tant que l'accès est actif. 90 jours après la sortie de l'annuaire (avec le siège et son historique de synchronisation) |
| Comptes mobiles et téléphones : email, nom, identifiant d'installation, jeton de notification | Session de l'app, suivi par téléphone, retrait à distance. Aucun identifiant matériel n'est collecté | 90 jours sans siège ni téléphone vu |
| Historique des synchronisations : statut, date, nombres ajoutés / modifiés / supprimés | Page de la personne dans le tableau de bord | 12 mois |
| Journal par contact : identifiant d'annuaire de la personne, action, raison | Répondre à « pourquoi n'est-elle pas sur mon téléphone ? » | 30 jours |
| Liste des personnes présentes sur un téléphone (identifiants d'annuaire) | Compter les « Contacts synchronisés » | Tant que la personne est présente, et 30 jours après son retrait |
| Comptes du tableau de bord : email, nom, journal Activité de l'organisation | Administrer RingSync | Supprimés avec l'organisation (sauf si la personne est membre d'une autre organisation) |
| Informations de facturation : raison sociale, adresse, n° de TVA | Factures | Voir la politique de confidentialité. Les données de carte sont saisies chez Stripe |
| Secrets de connexion à l'annuaire (secret client Entra, jeton Google ou clé de compte de service) | Lire l'annuaire | Stockés chiffrés, supprimés avec l'annuaire ou l'organisation |
Les journaux techniques internes (exécution des tâches planifiées, événements de paiement) sont purgés à 90 jours.
Organisation suspendue : les données sont conservées 30 jours après la suspension d'un essai expiré et 90 jours après celle d'une facture impayée, puis supprimées définitivement avec un email d'avertissement avant. Voir Factures, modes de paiement et TVA.
Où sont hébergées les données
La base de données est hébergée en Irlande (Union européenne), et les fonctions serveur de RingSync tournent à Dublin. Certains prestataires interviennent pour le paiement (Stripe), les emails ou les notifications ; la liste complète figure dans la politique de confidentialité et le DPA.
Sur le téléphone
Les contacts sont écrits dans le carnet d'adresses du téléphone :
- iPhone : dans un groupe portant le nom de l'annuaire. RingSync demande à iOS d'écrire dans un conteneur local de l'iPhone, plutôt que dans iCloud, quand iOS en propose un. Sinon c'est le conteneur par défaut qui est utilisé.
- Android : dans le compte local du téléphone.
Chaque contact porte une marque « RingSync » (adresse web ringsync://…) qui permet à l'app de retrouver ses contacts, y compris après une réinstallation. Pour cela, l'app parcourt le carnet d'adresses à la recherche de cette marque : elle ne modifie et ne supprime que les contacts qui la portent. Dans son espace privé, l'app garde une table de correspondance (identifiant d'annuaire et identifiant du contact, sans nom, email ni téléphone) et le point de reprise de la synchronisation.
Une fois les contacts dans le carnet d'adresses, les réglages du téléphone peuvent les copier : sur iPhone, vers iCloud si c'est le conteneur par défaut et que les contacts iCloud sont activés ; sur Android, vers le compte Google de la personne si la sauvegarde des contacts de Google Contacts est activée. Ces copies dépendent des réglages de la personne, pas de RingSync.
Quand les contacts sont retirés du téléphone
| Événement | Effet |
|---|---|
| L'accès de la personne est retiré dans l'annuaire | Les contacts de cet annuaire sont retirés de ses téléphones : tout de suite si l'app est au premier plan, sinon à la prochaine ouverture ou synchronisation. Suivi sur la fiche de la personne : Purge en attente, Purge confirmée. |
| L'annuaire est supprimé (Paramètres → Zone de danger) | Les téléphones retirent ses contacts. |
| La personne est supprimée ou désactivée dans l'annuaire | Son contact est retiré à la synchronisation suivante du téléphone. |
| La personne se déconnecte de l'app (Se déconnecter) | Les contacts restent sur le téléphone. |
| La personne désinstalle l'app | Les contacts restent sur le téléphone. RingSync ne peut plus les retirer à distance. |
| L'accès de l'organisation est suspendu | La synchronisation s'arrête, les contacts déjà présents ne sont pas retirés. |
Retirer les contacts d'un téléphone
Dans l'app, touchez l'icône de réglages en haut de l'écran d'accueil, puis dans Données sur cet appareil : Retirer les contacts synchronisés, et confirmez avec Retirer. L'app supprime les contacts qu'elle a écrits ; vos contacts personnels ne sont pas touchés.
Une synchronisation ultérieure, automatique comprise, les écrit de nouveau. Pour qu'ils ne reviennent pas, déconnectez-vous ensuite avec Se déconnecter, ou demandez à votre administrateur de retirer votre accès.
Après une réinstallation, lancez d'abord une synchronisation : l'app retrouve alors ses contacts et peut les retirer. Si vous n'avez plus d'accès à l'annuaire, supprimez-les à la main depuis l'app Contacts.