Ce texte est un projet de travail. Certaines mentions restent à compléter et l'ensemble doit être validé par un professionnel du droit avant de faire foi. Il ne constitue pas un engagement contractuel en l'état.
Politique de confidentialité
01Avertissement important
Ce document est un projet de travail destiné à servir de modèle structurel. Il doit être relu et validé par un professionnel du droit qualifié avant toute mise en ligne. Il ne constitue pas un avis juridique.
02Rôles de responsable de traitement et sous-traitant
RingSync agit en qualité de responsable de traitement pour les données personnelles relatives aux comptes administrateurs back office (nom, adresse e-mail, données de facturation, journaux d'utilisation).
RingSync agit en qualité de sous-traitant (processor) pour le compte de ses clients (responsables de traitement) concernant les données circulant dans le cadre du service de synchronisation. Point clé : RingSync ne stocke pas les contacts de l'annuaire sur ses serveurs. Les données de contact (noms, adresses e-mail, numéros de téléphone, intitulés de poste) n'existent que chez le fournisseur d'annuaire du client (Microsoft Entra ID ou Google Workspace) et sur les appareils des collaborateurs après synchronisation. Les serveurs de RingSync ne traitent que des métadonnées de synchronisation, en transit.
L'organisation cliente est responsable de traitement pour toutes les données personnelles présentes dans son annuaire et sur les appareils de ses collaborateurs.
03Catégories de données personnelles traitées
Données de compte administrateur : adresse e-mail, nom affiché, mot de passe haché ou identité OAuth, appartenance à l'organisation, rôle (owner / admin / member), historique des invitations, coordonnées de facturation.
Données utilisateur mobile : adresse e-mail et nom affiché du compte Microsoft (obtenus via OAuth), jeton de notification push (iOS ou Android), liste des accès aux tenants, horodatage de la dernière synchronisation. Aucun mot de passe n'est stocké — l'authentification est entièrement déléguée à Microsoft.
Métadonnées de synchronisation : enregistrements de jobs de synchronisation (heure de début, heure de fin, statut, compteurs contacts ajoutés / mis à jour / supprimés), journaux par contact identifiant le contact uniquement par son Entra Object ID (identifiant interne Microsoft ne contenant aucune donnée personnelle visible par les utilisateurs finaux).
Données de facturation : coordonnées de facturation (raison sociale, adresse, numéro de TVA) stockées sur le client Stripe et reflétées localement. Les données de moyens de paiement sont détenues exclusivement par Stripe et ne sont jamais stockées par RingSync.
Données techniques et de sécurité : journaux d'accès serveur, journaux d'erreurs, adresses IP à des fins de limitation de débit et de prévention de la fraude.
Ce que RingSync NE stocke PAS : le contenu des contacts de l'annuaire (noms, numéros de téléphone, adresses e-mail, photos, intitulés de poste). Ces données transitent par notre proxy en mémoire et sont écrites directement sur l'appareil du collaborateur. Elles ne sont jamais persistées dans la base de données RingSync.
04Finalités et bases légales
Fourniture du service (exécution du contrat, art. 6(1)(b) RGPD) : création et gestion des comptes administrateurs ; exploitation du proxy de synchronisation d'annuaire ; gestion de la configuration des tenants et des droits d'accès ; envoi de notifications push pour les commandes de wipe.
Gestion de la facturation et des paiements (exécution du contrat, art. 6(1)(b) RGPD) : traitement des paiements d'abonnement via Stripe, émission de factures, gestion des périodes d'essai et des suspensions.
Sécurité et prévention de la fraude (intérêt légitime, art. 6(1)(f) RGPD) : journalisation des accès serveur, limitation de débit, détection des abus, chiffrement des tokens OAuth dans Vault.
Obligations légales (art. 6(1)(c) RGPD) : conservation des pièces comptables pendant la durée légalement requise {{À VALIDER : 10 ans en droit français}} ; réponse aux réquisitions judiciaires valides.
Pour les traitements réalisés en qualité de sous-traitant pour le compte des clients : la base légale est l'exécution du Contrat de traitement des données (DPA) conclu avec le client, sur la base de ses instructions documentées.
05Absence de stockage des contacts côté serveur — principe produit fondamental
L'engagement architectural fondamental de RingSync est que les données de contact de l'annuaire ne sont jamais stockées sur les serveurs de RingSync.
Lors d'une synchronisation, le proxy RingSync lit les fiches utilisateurs depuis Microsoft Graph (ou l'API Google Directory) à l'aide de credentials applicatifs, et streame chaque page de résultats directement vers l'appareil mobile demandeur. Les valeurs de champ de contact individuelles (prénom, nom, e-mail, téléphone, intitulé de poste, photo) ne sont conservées en mémoire que le temps de l'appel API proxysé, et ne sont jamais écrites dans une base de données, un fichier de journaux, un cache ou une file de messages exploités par RingSync.
Les seules données conservées par RingSync en lien avec un événement de synchronisation sont : l'enregistrement du job de synchronisation (compteurs, statut, horodatages) et des journaux d'action par contact identifiant le contact uniquement par son Entra Object ID.
Cette architecture implique que toute demande d'effacement portant sur des données de contact doit être adressée au fournisseur d'annuaire (Microsoft Entra ID ou Google Workspace) et/ou au détenteur de l'appareil du collaborateur — RingSync ne dispose d'aucune copie à supprimer.
06Durées de conservation
Données de compte administrateur : conservées pendant la durée de l'abonnement. Supprimées avec le compte, ou avec l'organisation lorsque l'administrateur n'est membre d'aucune autre organisation.
Données des collaborateurs disposant d'un siège (adresse e-mail et nom issus de l'annuaire, compte de l'application mobile) : conservées tant que la personne dispose d'au moins un siège. 90 jours après son retrait de l'annuaire, son siège, son adresse, son nom et l'historique de ses synchronisations sont supprimés, puis son compte mobile dès qu'il ne lui reste ni siège ni appareil.
Appareils (identifiant d'installation, jeton de notification) : supprimés après 90 jours sans utilisation.
Journaux de synchronisation : conservés 30 jours à compter de leur création, puis supprimés automatiquement. Les enregistrements de jobs de synchronisation (horodatage, compteurs, statut) sont conservés 12 mois pour l'historique de l'annuaire.
Les curseurs de synchronisation incrémentale (delta links) restent sur l'appareil et ne sont pas conservés par RingSync.
Journal des interventions du support RingSync : conservé ; l'adresse IP et le navigateur de l'intervenant sont effacés après 6 mois.
Preuve de suppression d'une organisation : conservée ; les adresses e-mail de ses administrateurs en sont effacées après 12 mois.
Journaux techniques internes (exécution des tâches planifiées, événements de paiement reçus) : 90 jours.
Données d'organisation à l'expiration du trial sans paiement : suspension à J+14 ; suppression définitive à J+44 (30 jours après la suspension).
Données d'organisation en cas de non-paiement d'une facture : suspension à J+30 après l'émission de la facture ; suppression définitive à J+120 (90 jours après la suspension).
Pièces comptables : conservées pendant {{À VALIDER : durée légale — 10 ans en droit français}} à compter de la date de la facture.
Journaux d'accès serveur et d'erreurs : conservés pendant {{À VALIDER : durée}} puis supprimés.
07Sous-traitants et destinataires des données
RingSync fait appel aux sous-traitants suivants. La liste complète et à jour est disponible sur demande via le canal Vie privée & demandes de données accessible depuis /contact.
- Supabase ({{À VALIDER : entité légale, adresse}}) — infrastructure de base de données et d'authentification. Données hébergées dans l'UE ({{À VALIDER : région spécifique}}).
- Stripe, Inc. — traitement des paiements et facturation. Les transferts vers les États-Unis sont encadrés par {{À VALIDER : SCCs ou autre mécanisme de transfert}}.
- Microsoft Corporation — source des données d'annuaire (API Microsoft Graph, Entra ID). RingSync lit les données depuis Microsoft en tant qu'application autorisée ; aucune donnée personnelle n'est envoyée à Microsoft par RingSync au-delà de ce qui est nécessaire au flux d'authentification OAuth.
- {{À VALIDER : hébergeur infrastructure / CDN / email transactionnel / monitoring}}.
RingSync ne vend pas de données personnelles à des tiers. RingSync n'utilise pas de données personnelles à des fins publicitaires.
08Transferts hors Union européenne
L'infrastructure principale de RingSync est hébergée dans l'Union européenne. Lorsque des données personnelles sont transférées à un sous-traitant en dehors de l'UE/EEE (actuellement Stripe, aux États-Unis), le transfert est encadré par {{À VALIDER : mécanisme — Clauses contractuelles types (CCT) de la Commission européenne, décision d'adéquation ou autre}}.
La liste des mécanismes de transfert applicables est disponible sur demande.
09Mesures de sécurité
Les tokens OAuth (identifiants applicatifs Microsoft) sont chiffrés au repos dans Supabase Vault (chiffrement AES-256 en enveloppe). Ils sont déchiffrés en mémoire uniquement lors de chaque appel API proxysé et ne sont jamais journalisés.
Toutes les communications entre l'application mobile, le back office et les serveurs RingSync utilisent TLS 1.2 ou supérieur.
Les JWT de session mobile sont signés en HS256 et stockés dans l'enclave sécurisée de l'appareil (iOS Keychain / Android Keystore via Expo SecureStore).
L'accès aux bases de données de production est limité aux credentials service-role utilisés exclusivement par les API routes ; aucun accès direct à la base n'est exposé côté client.
{{À VALIDER : certifications de sécurité — SOC 2 Type II en cours}}.
10Vos droits au titre du RGPD
Si vous résidez dans l'Union européenne ou l'Espace économique européen, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles : droit d'accès (art. 15), droit de rectification (art. 16), droit à l'effacement (art. 17), droit à la limitation du traitement (art. 18), droit à la portabilité (art. 20), droit d'opposition (art. 21) et droits relatifs à la prise de décision automatisée (art. 22).
Pour exercer l'un de ces droits, utilisez le canal Vie privée & demandes de données accessible depuis /contact. Nous répondons dans un délai de 30 jours. Nous pouvons vous demander de vérifier votre identité avant de traiter votre demande.
Si vous estimez que RingSync a traité vos données personnelles de manière illicite, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle de votre pays de résidence. En France, il s'agit de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL), 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07.
Note concernant les données de contact : comme décrit ci-dessus, RingSync ne stocke pas le contenu des contacts de l'annuaire. Toute demande d'effacement portant sur ces données doit être adressée à l'administrateur de l'annuaire de votre organisation (Microsoft Entra ID ou Google Workspace) et/ou au détenteur de l'appareil concerné.
11Délégué à la protection des données
{{À VALIDER : RingSync a-t-il l'obligation de désigner un DPD/DPO ? (art. 37 RGPD — traitement à grande échelle de données sensibles ou activité principale impliquant un suivi régulier et systématique des personnes)}}.
Les questions relatives à la protection des données peuvent être adressées depuis la page /contact via le sujet Vie privée & demandes de données.
Contact DPD/DPO : {{À VALIDER : nom, qualité, adresse postale ou renvoi vers /contact}}.
13Modifications de la présente politique
RingSync peut mettre à jour cette Politique de confidentialité ponctuellement. La date de mise à jour figurant en haut de cette page reflète la dernière révision. Les modifications substantielles seront communiquées aux titulaires de comptes administrateurs par e-mail au moins 30 jours avant leur entrée en vigueur.