Synchronisation automatique
Un collaborateur dont l'app RingSync est installée voit les contacts de son annuaire se mettre à jour sur son iPhone ou son téléphone Android sans rien faire, à la fréquence fixée par son administrateur.
Ce qui se passe automatiquement
Pour chaque annuaire, l'app compare la date de la dernière synchronisation réussie de ce téléphone avec la fréquence choisie. Si ce délai est écoulé, elle synchronise l'annuaire. Ce contrôle a lieu :
- à l'ouverture de l'app et à chaque retour au premier plan, au plus une fois par minute ;
- en arrière-plan, quand le système lance la tâche de RingSync.
Le système du téléphone décide du moment de la tâche d'arrière-plan, sur iPhone comme sur Android. La fréquence est donc un délai minimum entre deux synchronisations, jamais une heure garantie. Sur iPhone, la tâche s'exécute surtout dans des périodes d'inactivité, comme la nuit, plutôt que toutes les heures.
Si le système interdit les tâches d'arrière-plan à l'app, par exemple en mode économie d'énergie ou avec l'actualisation en arrière-plan désactivée, seul le contrôle à l'ouverture de l'app reste actif. Ouvrir l'app suffit alors à synchroniser les annuaires dont le délai est écoulé.
Chaque téléphone a sa propre date de dernière synchronisation : une synchronisation faite sur un téléphone ne retarde pas celle d'un second téléphone.
Régler la synchronisation automatique dans l'app
- Ouvrez l'app RingSync.
- Touchez la carte de l'annuaire.
- Utilisez l'interrupteur Synchro automatique pour activer ou couper la synchronisation automatique.
- Choisissez la Fréquence de sync : Toutes les heures, Tous les jours, Toutes les semaines ou Tous les mois.
Les changements s'appliquent à la prochaine synchronisation. Chaque annuaire a ses propres réglages. Si la carte affiche Erreur, la toucher ouvre l'écran Sync en pause et non ces réglages.
Ce que le collaborateur peut changer dépend de l'administrateur :
| Réglages de l'administrateur | Dans l'app |
|---|---|
| Modification non autorisée | « Réglages imposés par l'administrateur. » La fréquence est celle de l'administrateur et la synchronisation reste active. |
| Modification autorisée, désactivation non autorisée | Le collaborateur choisit sa fréquence. L'interrupteur est verrouillé : « Activation verrouillée par l'administrateur. » |
| Les deux autorisées | Le collaborateur choisit sa fréquence et peut couper la synchronisation automatique. |
La synchronisation à la demande reste toujours possible : voir Synchroniser à la demande.
Dans le tableau de bord, ouvrez Paramètres, section Synchronisation périodique. Trois réglages s'y trouvent.
- Fréquence de synchronisation : Toutes les heures, Tous les jours, Toutes les semaines ou Tous les mois. La valeur par défaut est Tous les jours.
- Autoriser les utilisateurs à modifier leur synchronisation : si ce réglage est désactivé, la fréquence est imposée et les utilisateurs ne peuvent ni la changer ni la couper dans l'app.
- Autoriser la désactivation côté utilisateur : si ce réglage est activé, les utilisateurs peuvent couper la synchronisation automatique de cet annuaire. Il est sans effet quand le réglage précédent est désactivé.
Quand les utilisateurs peuvent modifier leur synchronisation, la fréquence qu'ils ont choisie l'emporte sur la vôtre.
Quand vous retirez l'accès d'une personne à l'annuaire, ses contacts sont retirés de son téléphone au plus tard à la prochaine ouverture de l'app, plus tôt si l'app est au premier plan ou si une synchronisation tourne.
Quand la synchronisation ne s'exécute pas
RingSync refuse de démarrer une synchronisation si l'accès de l'organisation est suspendu (essai expiré, facture impayée) ou si la limite de contacts synchronisés du plan est atteinte. Voir Factures, paiement et TVA et Sièges et limites.
Détails techniques
- Les intervalles sont de 1 heure, 24 heures, 7 jours et 30 jours. L'app compare l'intervalle à la date de dernière synchronisation de ce téléphone, enregistrée par le serveur.
- La tâche d'arrière-plan est enregistrée avec un minimum de 60 minutes ; c'est un plancher fixé à l'app, pas un horaire. Elle ne synchronise que les annuaires dont le délai est écoulé.
- Une synchronisation manuelle et une synchronisation automatique du même annuaire partagent un verrou : si une deuxième démarre pendant une synchronisation, elle rejoint celle en cours. Un retrait de contacts attend la fin de la synchronisation, et une synchronisation lancée pendant un retrait attend qu'il se termine.
- Un départ dans l'annuaire est répercuté à la synchronisation suivante du téléphone, pas instantanément.
- À chaque contrôle, l'app retire aussi de ce téléphone les annuaires que le serveur ne lui liste plus.
- Pour le détail du moteur, voir Fonctionnement de la synchronisation.