Factures, paiement et TVA
Le Propriétaire d'une organisation peut activer l'abonnement, choisir le mode de paiement, retrouver les factures, renseigner les informations de facturation et suivre ce qui se passe en cas de retard de paiement.
Qui peut gérer la facturation
Seul le Propriétaire peut changer d'offre, gérer l'abonnement et modifier les informations de facturation. Les autres membres voient la page sans les boutons et le message « Seul le propriétaire de l'organisation peut changer d'offre ou gérer la facturation. »
La page s'ouvre dans Compte → Facturation et s'intitule « Facturation et usage ».
Activer l'abonnement
L'essai de 14 jours démarre avec le premier annuaire connecté, sans carte. La facturation est annuelle. Aucune somme n'est prélevée à l'activation : elle démarre à la fin de l'essai, pour le nombre de sièges de ce moment-là. Si l'essai se termine dans moins de 48 heures ou est déjà terminé, la facturation démarre tout de suite.
- Ouvrez Compte → Facturation.
- Dans Comparer les plans, cliquez sur Choisir sous l'offre voulue.
- Dans la fenêtre Activer le plan …, choisissez Carte bancaire ou prélèvement SEPA ou Paiement par facture.
Les prix sont sur la page Tarifs.
Carte bancaire ou prélèvement SEPA
- Choisissez Carte bancaire ou prélèvement SEPA.
- Renseignez le moyen de paiement et l'adresse de facturation dans Stripe Checkout, où vous êtes redirigé.
Le moyen de paiement est enregistré tout de suite. Le premier prélèvement a lieu à la fin de l'essai.
Paiement par facture
- Choisissez Paiement par facture.
- Renseignez Raison sociale, Adresse, Complément d'adresse (optionnel), Code postal, Ville, Pays (ISO) et N° de TVA (optionnel).
- Cliquez sur Activer la facturation.
Une facture payable à 30 jours est émise à la fin de l'essai et transmise par Stripe. Si le N° de TVA n'est pas accepté, l'activation aboutit quand même et le numéro n'apparaît pas sur la facture : vérifiez-le ensuite dans Informations de facturation.
Le tableau de bord ne permet pas de passer d'un mode à l'autre après l'activation. Pour une demande particulière, voir Nous contacter.
Retrouver ses factures
La section Factures de la page Facturation liste les 10 dernières, avec Date, N°, Montant, Statut (Payée, En attente, Brouillon, Annulée, Irrecouvrable) et Document (PDF ou Voir). Avant le premier paiement, elle affiche « Aucune facture pour le moment ».
Le bouton Gérer mon abonnement ouvre le portail Stripe, où vous gérez vos moyens de paiement.
Numéro de TVA et informations de facturation
RingSync ne calcule pas la TVA. Le numéro de TVA que vous saisissez est enregistré pour être imprimé sur vos factures, mais RingSync n'en déduit aucun taux. Pour une question sur la TVA appliquée à une facture, voir Nous contacter.
Une fois un plan activé, la section Informations de facturation affiche la raison sociale, l'adresse et le numéro de TVA imprimés sur vos prochaines factures. Seul le Propriétaire la voit. Avec le paiement par carte ou SEPA, Stripe Checkout demande l'adresse mais pas le numéro de TVA : ajoutez-le dans cette section.
- Cliquez sur Modifier.
- Corrigez les champs, dont N° de TVA (optionnel).
- Cliquez sur Enregistrer.
RingSync enregistre un numéro de TVA de l'Union européenne, par exemple FR12345678901. Si le numéro est refusé, le message « Ce n° de TVA n'a pas été accepté. Vérifiez son format (ex. FR12345678901). » s'affiche et rien n'est modifié.
Changer d'offre
- Dans Comparer les plans, cliquez sur Passer au plan … ou Revenir au ….
- Cliquez sur Confirmer.
Le changement est immédiat. Vers une offre supérieure, la différence proratisée est ajoutée à votre prochaine facture. Vers une offre inférieure, Stripe crédite la différence proratisée sur votre prochaine facture. Les limites de l'offre choisie s'appliquent aussitôt : voir Sièges et limites.
Retard de paiement et suspension
Quand l'accès est suspendu, un bandeau Accès suspendu s'affiche, avec Régler la facture ou Choisir un plan. La synchronisation s'arrête et le tableau de bord passe en lecture seule. La suspension ne retire pas les contacts déjà présents sur les téléphones.
Facture impayée. Les jours se comptent depuis la plus ancienne facture ouverte devenue exigible : premier prélèvement échoué pour une carte ou un SEPA, échéance de 30 jours dépassée pour un paiement par facture.
| Moment | Ce qui se passe |
|---|---|
| J+0 | La facture devient impayée. |
| J+7 | Première relance par email. |
| J+15 | Deuxième relance par email, avec la date de suspension. |
| J+30 | Accès suspendu, avec un email. La suppression définitive est planifiée 90 jours plus tard. |
| 7 jours avant la suppression | Email d'avertissement. |
Quand la facture est réglée, l'accès est rétabli et un email le confirme.
Essai terminé sans abonnement. L'accès est suspendu après la fin de l'essai et un email l'indique. La suppression définitive est planifiée 30 jours plus tard, avec un email d'avertissement 7 jours avant. Pour réactiver l'accès d'ici là, écrivez-nous depuis Nous contacter.
Les emails sont envoyés aux Propriétaires et aux Admins, même s'ils ont coupé les alertes opérationnelles. Pour ce qui est supprimé et conservé, voir Données conservées par RingSync.
Détails techniques
- Carte et SEPA passent par Stripe Checkout en mode abonnement. Les moyens de paiement proposés sont ceux activés dans le compte Stripe de RingSync.
- Le paiement par facture crée un abonnement Stripe à envoi de facture, payable à 30 jours.
- Le numéro de TVA est enregistré sur le client Stripe en tant que numéro de TVA de l'UE, avec une copie dans RingSync. Le calcul automatique de taxe de Stripe est désactivé dans Checkout.